Sinds ruim anderhalf jaar zijn wij bezig om documenten die voorheen op papier werden bewaard, digitaal op te slaan. Hiervoor gebruiken wij office 365, een programma waarin je overal, waar je ook bent in de wereld, in kan loggen. Het programma zit in the Cloud, of te wel het wordt niet op jouw personal computer bewaard, maar in grote terminals, in een beveiligde omgeving ergens in ons land. Het kwijtraken van onze gegevens is niet mogelijk, wat natuurlijk wel kan gebeuren in je eigen persoonlijke computer.
Ook binnen onze parochie vinden wij het belangrijk dat iedereen zich veilig en vertrouwd voelt. Dat geldt niet alleen voor onze activiteiten, maar ook voor de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat gegevens van parochianen, vrijwilligers en medewerkers goed beschermd zijn. In Share point, (gedeelde opslag) worden de bestanden veilig opgeslagen. Alleen personen die door het parochiebestuur zijn aangewezen hebben toegang tot deze informatie.
Om een veilige omgeving te waarborgen, wordt van vrijwilligers en medewerkers die met persoonlijke gegevens werken of activiteiten begeleiden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) gevraagd. Dit helpt ons om met vertrouwen samen te werken en zorg te dragen voor elkaar.
Voor het opslaan van gegevens van de parochianen maken wij gebruik van een beveiligde digitale omgeving (Doc-base). Ook hierin worden belangrijke bestanden centraal bewaard en zijn deze alleen toegankelijk voor degenen die daar toestemming voor hebben. Zo blijft informatie goed beschermd en overzichtelijk.
Ook de toegang tot onze parochie-app is bewust beperkt. Alleen parochianen en direct betrokkenen kunnen gebruikmaken van deze app. Op deze manier zorgen we ervoor dat informatie, berichten, persoonsgegevens en documenten binnen de vertrouwde kring van onze gemeenschap blijven.
Tot slot gaan wij zorgvuldig om met het bewaren van gegevens. Informatie van vrijwilligers en personeel die niet meer actief zijn, wordt niet langer bewaard dan nodig en wordt periodiek verwijderd volgens de geldende privacyregels. Met deze werkwijze willen wij bijdragen aan een open, veilige en betrouwbare parochiegemeenschap, waarin iedereen zich welkom en beschermd voelt.
